Inköp, regler och policy

Upphandlingsprocessen

1. Det finns ett behov av varor eller tjänster

Då kommunens verksamheter ser ett behov av en specifik vara eller tjänst, påbörjas planering för en offentlig upphandling. Om flera verksamheter i kommunen har liknande behov genomförs en verksamhetsövergripande upphandling. Det som ska upphandlas och vilka krav som verksamheten ställer på leverantören tillsammans med en beskrivning av hur utvärderingen av anbuden kommer att gå till och vilka andra villkor som kommer att gälla utgör underlaget för upphandlingen.

2. Annonsering och anbudsgivning

Förutom i direktupphandlingar där kommunen kan välja att annonsera eller skicka förfråga till ett visst antal leverantörer, annonseras all offentlig upphandling. Annonseringsperioden varierar beroende på upphandlingens värde och komplexitet. Vanligtvis annonseras en upphandling i 21–52 dagar . Först efter att annonseringstiden gått ut kan kommunen läsa de anbud som kommit in.

3. Prövning av anbud som kommit in

Ett anbud som kommer in för sent får inte tas upp till prövning, även om förseningen har orsakats av någon annan än avsändaren eller anbudslämnaren.

Anbudsgivare som har gjort sig skyldiga till vissa brott ska uteslutas ur upphandlingar. Andra som gjort sig skyldiga till överträdelser eller befinner sig i vissa situationer får kommunen utesluta ur upphandlingen (men måste alltså inte utesluta).

Kommunen dubbelkollar så att företagen bakom inkomna anbud klarar kvalificeringskraven. Dessa säkerställer att företaget har den kapacitet och resurser som krävs för att utföra det uppdrag som upphandlas. Lämpligheten gäller både företagets ekonomiska ställning och vilken teknisk och yrkesmässig kapacitet företaget.

4. Anbudet utvärderas

Kontraktet tilldelas det företag som bäst uppfyller den utvärderingsgrund som presenterats i upphandlingsdokumentet. Antingen antas det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet utifrån kriterierna – eller det anbud som har lägst pris.

När kommunen har fattat ett beslut om vilket anbud som ska antas meddelas det företag som lagt anbudet detta skriftligen och om skälet för beslutet. Och övriga?
När myndigheten har meddelat den som tilldelats anbudet inträder en avtalsspärr, ett förbud mot att ingå avtal under viss tid, vanligtvis 10 dagar. Detta är en tidsgräns för övriga leverantörer att överpröva beslutet om de anser att kommunen har brutit mot lagen under prövningen.

Om en leverantör anser att kommunen har brutit mot lagen och det leder till att leverantören har skadats, eller kan skadas av detta, kan leverantören begära överprövning av pågående upphandling. Det sker vid en förvaltningsrätt. Om förvaltningsrätten anser att upphandlingen strider mot lagen och att leverantören har skadats eller kan skadas av detta, kan rätten besluta att upphandlingen ska göras om eller rättas till.

Begäran om skadestånd, väcks i allmän domstol med tingsrätten som första instans. Det ska normalt väckas en talan inom ett år från den tidpunkt då upphandlingskontrakt undertecknades. En utländsk leverantör har samma möjligheter som en svensk leverantör att föra talan i domstol.

5. Kontraktsskrivning

Om ingen överprövning har skett kan kommunen teckna avtal med antagen leverantör när avtalsspärren har passerat.

6. Uppföljning av kontrakt

Under avtalsperioden kontrollerar kommunen att leverantören följer sin del av avtalet. I Ulricehamns kommun säkerställer vi att vår del av avtalet uppfylls genom ett e-handelssystem där kommunens anställda lotsas till att beställa varor och tjänster från rätt leverantör.

EU-rättsliga principer

Icke-diskriminering

Ulricehamns kommun diskriminerar inte leverantörer på grund av nationalitet (t.ex. medborgarskap, etablerings- eller verksamhetsland). Vi ställer inte krav som bara svenska företag känner till eller kan klara att uppfylla. Det gäller även när vi inte förväntar oss att några utländska leverantörer ska lämna anbud. Företag från andra orter behandlas på samma sätt som företag från vår kommun.

Likabehandling

Alla leverantörer ges samma förutsättningar. Alla får till exempel tillgång till all information samtidigt, så att alla leverantörer har samma information och möjligheter. Vi som upphandlar får exempelvis inte acceptera ett anbud som lämnats in för sent, eftersom samma regler och tidsfrister gäller alla.

Proportionalitet

Kraven och villkoren i våra upphandlingar är inte högre ställda än vad som krävs för tjänsten/varan som upphandlas.

Öppenhet

Våra upphandlingar präglas av öppenhet och förutsägbarhet. De annonseras offentligt och samtliga leverantörer som lagt ett anbud informeras om resultatet. Upphandlingarna är offentliga och informationen som rör den ska vara klart och tydligt formulerat och innehålla samtliga krav som ställs.

Ömsesidigt erkännande

Intyg och certifikat som har utfärdats av en annan EU-medlemsstats myndigheter gäller också i Sverige..

Olika typer av upphandlingar

Beroende på värdet av det som ska köpas in samt typen av tjänst eller vara, kräver lagen olika typer av upphandlingsförfarande. Generellt gäller att inköp till ett mindre värde har en kortare upphandlingsprocess till skillnad från mer komplexa och kostsamma inköp som har en längre och mer detaljerad upphandlingsprocess. Hos upphandlingsmyndigheten hittar du uppdaterad information om exempelvis direktupphandling, de tröskelvärden som är aktuella samt allmän information om vad som styr hur upphandlingen ska utföras av kommunen.

Direktupphandling

Direktupphandling får användas om den totala summan understiger 615 312 kronor per kalenderår eller under avtalstiden och om det saknas avtal på det aktuella inköpsområdet. En direktupphandling är en upphandling utan krav på annonsering och innebär ett enklare förfarande jämfört med övriga upphandlingsförfaranden i lagen om offentlig upphandling. Upphandlingen annonseras eller så bjuder kommunen in ett visst antal utsedda leverantörer. Direktupphandling ska alltid ske med hänsyn till de grundläggande EU-rättsliga principerna för offentlig upphandling, det vill säga principerna om icke-diskriminering, likabehandling, proportionalitet, öppenhet och ömsesidigt erkännande.

Publicerat av Anders Rosenberg den 31 januari 2025, senast ändrad den 31 januari 2025